O constante avanço da tecnologia nas mais variadas áreas do conhecimento humano exige o aperfeiçoamento também constante de todos aqueles que estão em busca de ‘um lugar ao sol’ no concorrido ‘mundo dos negócios’.
Assim, não importa o segmento ou a área de atuação de uma empresa e nem se é privada ou pública e sim, que empresários e gestores saibam administrar os processos internos de forma a manter a estabilidade financeira em tempos de economia turbulenta.
E, sem dúvida, um dos processos administrativos que mais geram gastos e desperdícios, quando mal dimensionados, se refere aos equipamentos de impressão.
Estas máquinas, quando utilizadas de forma incorreta, representam fonte de gastos e estresse, mas isto não precisa e nem deve ser um problema e, aliás, a solução é muito mais simples do que se poderia imaginar.
Se você é empresário ou dirige uma entidade pública de qualquer esfera, precisa conhecer as vantagens do outsourcing de impressão.
Por exemplo, caso você seja responsável por gerir uma empresa da area da saúde, sabemos que os avançados processos tecnológicos que envolvem a medicina atual e se relacionam, sobretudo, à emissão de diagnósticos que se tornaram cada vez mais rápidos, são fundamentais para que os empreendedores desta área possam oferecer os melhores serviços e se tornem mais competitivos.
Se atua como gestor público e precisa arquivar documentos, a terceirização também oferece soluções adequadas para que a manutenção dos documentos e arquivos seja realizada de forma dinâmica e simples.
E, antes que se mencione que os gastos com os equipamentos digitais são altos demais para quem está começando e mesmo para quem já atua no setor há algum tempo, saiba que o outsourcing de impressão oferece alternativas viáveis para que sua empresa de qualquer porte, tenha os melhores serviços.
Em bom português, ‘outsourcing’ significa ‘terceirização’ e, neste caso específico, a palavra em inglês define a possibilidade de se terceirizar os serviços de impressão.
Empresas dos segmentos mais variados – desde gráficas até construtoras; desde fundações estaduais ou federais até grandes hospitais ou clínicas menores; passando por faculdades e escolas de níveis diversos, comércios e indústrias, entre outras – já descobriram que terceirizar a impressão agiliza os processos de trabalho internos, tornam a rotina diária mais ágil e fluída.
Além disso, ao terceirizar estes tipos de serviços, os empresários podem estruturar, de forma mais eficiente, todos os processos internos que exijam a impressão de documentos, fator que, sem dúvida alguma, reduz custos, agiliza as tarefas diárias e promove a qualidade do trabalho realizado.
É muito importante ressaltar que, o valor da fatura do outsourcing, lançado como despesa, proporciona redução no valor do imposto a pagar.
Mas o outsourcing de impressão oferece outras novidades que tornam essa a escolha mais assertiva para desburocratizar processos de trabalho e torná-los mais objetivos.
A seguir, listamos as novidades do mercado de ‘outsourcing’ de impressão:
Oferta de impressoras de ponta
Quando você contrata uma empresa que trabalha com outsourcing de impressão é ela que fará, caso haja necessidade, o conserto ou a troca de impressoras. E este serviço é feito de forma rápida e segura. Além disso, as empresas costumam oferecer manutenção preventiva em suas máquinas digitais e trabalham com os equipamentos mais modernos do mercado.
Processos sustentáveis
O mercado de outsourcing de impressão também oferece a digitalização de radiografias e impressos limitadas. Saiba ainda que ao trocar os filmes radiológicos (presentes nos exames analógicos) pelo sistema digitalizado com opção de documentação em papel, você reduzirá os gastos com câmara escura, com processos químicos e com o descarte específico do material radiográfico. Vale lembrar que, em tempos de necessidade urgente de preservação do meio ambiente, quando você escolhe terceirizar os serviços de impressão, o descarte correto dos insumos também será de responsabilidade da empresa locadora.
Tratamento específico
Quando você opta pela terceirização de impressão dos serviços de sua clínica, saiba que tudo o que se refere às necessidades internas desta área ficarão sob responsabilidade da empresa que também determinará, de forma específica, e a partir de avaliação interna, que tipo de impressora será mais eficiente nos processos de sua empresa. Neste caso a locadora criará projetos personalizados relacionados ao tamanho e à demanda de cada setor.
Gastos controlados
A terceirização de impressão também promove a eliminação de desperdícios pois, ao gerir processos de forma mais eficaz e calcular os custos envolvidos nos processos, são criadas estruturas de controle que regulamentam a quantidade de impressos por departamento, usuário e por período através de acessos personalizados.
Processos altamente eficazes
Em se tratando da área da saúde que utiliza equipamentos de impressão relacionados a exames que foram feitos em máquinas sofisticadas, é preciso que a impressão dos laudos também seja feita de forma ágil e perfeita, qualidades importantes para que os diagnósticos sejam precisos. Diante disso, é absolutamente importante que a instituição de saúde tenha as melhores impressoras, que elas possam ser trocadas rapidamente, em caso de defeitos, e que os insumos estejam sempre na quantidade certa. Tudo isso as empresas que atuam com outsourcing de impressão devem oferecer aos seus clientes.
Equipamentos obsoletos não!
Com os constantes avanços do setor de tecnologia de impressão, os equipamentos tornam-se obsoletos em pouco tempo, em alguns casos, em cerca de dois anos. Diante disso, comprar impressoras que logo se tornarão antiquadas não é uma escolha acertada, pois embora esta possa parecer a melhor solução, em pouco tempo irá se revelar um gasto desnecessário. Nesse ponto a terceirização de impressão novamente se destaca como um benefício altamente vantajoso.
Ao optar pelo Outsourcing de Impressão, a empresa não terá mais o custo com capital de giro imobilizado com estoque de suprimentos “nos armários” e nem perda de tempo com cotações junto ao mercado para compra destes suprimentos.
