Reduzir o volume de impressões, otimizar e promover todo parque de máquinas e equipamentos, a exemplo das impressoras e multifuncionais, não é uma meta fácil de ser alcançada pelas empresas, isso porque depende muito do segmento ou do tamanho do negócio, mas os resultados alcançados compensam o desafio.
No Outsourcing de impressão, por exemplo, uma das ações a serem feitas durante o processo de implantação é justamente avaliar o que pode ser melhorado quanto ao uso de impressoras, suprimentos e, principalmente, sobre o volume de impressões.
Esse é um ótimo tema a ser debatido, e por isso vale um artigo aqui em nosso blog. Acompanhe!
A facilidade que leva ao desperdício
Já reparou quanto é fácil mandar um documento para a impressão? É tanta facilidade que existe um ícone específico para enviar o arquivo direto para a impressora, sem qualquer preocupação com tipo de papel, padrões de cores ou outra configuração.
Esse é um dos motivos que leva ao aumento do volume de impressões: a facilidade. Existem outras razões como, por exemplo, pessoas que gostam de fazer anotações, destacar pontos importantes encontrados no decorrer da leitura e etc.
Chega até ser curioso essa necessidade de imprimir documentos. Para você ter uma ideia, essa é uma das razões de ainda existirem os livros físicos e jornais! A versão digital de um documento, seja livro, revista ou afins, não suprimiu a necessidade do uso de papel e da impressão.
Mas a preocupação com redução de custos ainda é uma prioridade, e, por isso, adaptações precisam ser feitas na realidade operacional das empresas. É preciso reduzir sem impactar o processo produtivo e os resultados. Mas, como?
Conscientização da equipe sobre o volume de impressões
Além da gestão operacional, é preciso fazer um trabalho de conscientização, justamente para não passar aquela impressão chata de reduzir custos a qualquer preço. Economizar é sempre um assunto desagradável, principalmente quando falamos em mudar a forma como um grupo está acostumado a trabalhar.
Sustentabilidade é sempre um ponto de destaque
Muito antes de pensar em reduzir custos, é preciso dar prioridade ao meio ambiente, ao consumo consciente. Certamente, você deve estar acompanhando nos últimos anos como a sustentabilidade se tornou uma questão de bastante relevância, não é?
Portanto, a questão ambiental já deve ser a primeira abordagem a ser utilizada na estratégia de reduzir o volume de impressões. Nesse tema, chegamos a dois pontos interessantes:
• Compartilhar a responsabilidade pelo consumo consciente e sustentável.
• Explicar que a redução sobre o volume de impressões não é uma ação individual, mas um compromisso da empresa como um todo.
A responsabilidade ambiental deve ser uma iniciativa de todos os funcionários, porém, no contexto da empresa os gestores passam a ter o compromisso por fornecer um ambiente ideal que desperte a consciência pela sustentabilidade.
Todos ganham com a redução de custos
Outro aspecto importante a ser compartilhado com as equipes e setores da empresa é que os ganhos gerados pela redução de custos, devido à diminuição do volume de impressões são compartilhados com todos.
Reduzir custos não significa necessariamente aumentar lucros, mas, sim, direcionar investimentos para o core business, ou seja, investir na melhoria do processo produtivo, novos equipamentos, em pesquisa e inovação e outras áreas a partir das quais todos são beneficiados.
Apesar de parecer algo óbvio, conscientizar as equipes nesse aspecto e mostrar que a redução de custos leva ao direcionamento de novos investimentos é a estratégia mais acertada para conseguir reduzir o volume de impressões.
Mostrar a importância do digital
A tecnologia trabalha beneficiando a todos na empresa. Por isso, no trabalho de conscientização, é importante mostrar que os recursos tecnológicos podem atender à mudança cultural em relação ao trabalho a ser executado.
Isso quer dizer que é possível fazer anotações e destacar partes do texto sem a necessidade de imprimir um único documento, e ter um processo de validação ou aprovação sem imprimir uma única folha impressa.
Vale destacar, ainda, que adotar outros recursos, como imprimir frente e verso, reduzir a qualidade da impressão para documentos que não precisam do alto padrão, entre outras funcionalidades que o mundo digital oferece ajudam nesse desafio de otimizar os gastos de impressão da empresa.
E na sua empresa, como anda a conscientização das equipes? Ficou com alguma dúvida sobre a eficiência dessa estratégia? Continue acompanhando o blog e, se quiser ficar por dentro de novidades e informações relevantes que podem ajudar no dia a dia da sua empresa, confira nosso Facebook e Linkedin. Até a próxima!
